Mazuma Ltd. entscheidet sich für Epson WorkForce

Ein neuer Ansatz für den Bürodruck

Mazuma Ltd. entscheidet sich für Epson WorkForce

Mazuma wurde im Jahr 2006 gegründet und bietet kleinen Unternehmen einen kostengünstigen, schnellen Buchprüfungsdienst. Die Gründerinnen Lucy Cohen und Sophie Hughes entwickelten ein auf Abonnements beruhendes Angebot, das Firmenkunden ermöglicht, ihre Unterlagen direkt an das zuständige Buchhaltungsteam zu senden. Aufgrund eines zugeordneten Barcodes verfolgen Kunden den Status ihrer Papiere jederzeit online.

Mazuma: geboren aus dem Wunsch, Dinge zu bewegen

Lucy Cohen und Sophie Hughes sind Freundinnen seit Kindheitstagen und gründeten Mazuma vor sechs Jahren, wobei sie das Unternehmen zunächst von zu Hause aus führten. Mittlerweile beschäftigt das Unternehmen 20 Mitarbeiter und bedient von dem Büro in Bridgend, South Wales, aus tausende Kunden in ganz Großbritannien. Das Unternehmen ist inzwischen auch nach Salt Lake City in Amerika expandiert und schickt sich an, der bisher größte Anbieter von Buchprüfungsdiensten für kleine Unternehmen in Großbritannien zu werden.

Zu den Ursprüngen des Unternehmens erklärt die kaufmännische Leiterin von Mazuma, Lucy Cohen: „Wir haben dieses Unternehmen gegründet, um kleineren Firmen einen Großteil der Bürokratie und Verwaltung zu ersparen, auf die man zwangsläufig trifft. Mir wurde der existierende Bedarf für diesen Service am Beispiel meines Vaters bewusst, der regelmäßig Qualen litt bei seinen jährlichen Besuchen bei seinem Steuerberater. So erkannten wir die sich bietende Chance, und wir waren überzeugt davon, dass es funktioniert.“
 

Die wichtige Rolle des Büroraums

Das Geschäftsmodell, Kunden alle Unterlagen online oder per Post zukommen zu lassen, eignet sich gut für Heimarbeit und erspart teure Büromieten. Dennoch entschied Mazuma sich für ein anderes Vorgehen. Cohen und Hughes erkannten, dass die Präsenz in einem Büro wichtig ist für den Aufbau eines starken Teams. Die Interaktion von Angesicht zu Angesicht gewährleistet ein fokussiertes Arbeiten und reibungslose Prozesse. Da in Dingen der Buchhaltung Datenschutz höchste Bedeutung besitzt, ergeben sich durch die gemeinsame Arbeit im Büro auch Vorteile bei Kontrolle und Regulierung. So verlassen die Unterlagen der Kunden während der Bearbeitung nie die Geschäftsräume. Der Rückversand an die Kunden geschieht nur in versiegelten und geschützten Umschlägen, die überdies mit Barcodes versehen sind und deren Transport durch Mazuma überwacht werden.

Kosten ohne Qualitätsverlust sparen

Mit den Büroräumen kommen die üblichen Ausgaben und Kosten. Cohen, selbst Buchhalterin, verfolgt bei diesem Aspekt einen sehr pragmatischen Ansatz.

„Die Bürotechnologie ist wichtig, denn sie muss kostengünstig, zuverlässig und energieeffizient sein. Nur so erspart man sich steten Service und Wartung.“

Der Druck von Dokumenten für Korrekturen und Anmerkungen ist essenziell für eine Branche, in der finanzielle Analysen erstellt werden und in der es daher auch auf Details ankommt. Mazuma druckt etwa 25.000 Blatt Papier pro Jahr – das sind 68 Blatt pro Tag (einschließlich Wochenenden) – und muss dafür rund 1.600 £ für Papier und Toner ausgegeben. Druckkosten stellen somit für Mazuma einen beträchtlichen Anteil der Büroausgaben dar, und das Unternehmen versucht diese Kosten so gering wie möglich zu halten. Cohen erklärt:

„Für unsere Branche ist das papierlose Büro keine Option. Wir akzeptieren das und sorgen daher dafür, dass wir so kostengünstig und umweltschonend wie möglich drucken. Denn der Druck von Buchprüfungsberichten, Bestandsbüchern und Marketing-Materialien ist das Rückgrat der Geschäfte von Mazuma.“

Zunächst hat Cohen in verschiedene Laserdrucker investiert, dabei aber kein Modell gefunden, das den hohen Ansprüchen von Mazuma genügte. Deshalb entschied man sich letztlich für eine andere Technologie und stellte zwei Business-Tintenstrahldrucker vom Typ Epson WorkForce Pro WP-4595 DTWF auf, die nun von den 20 Mitarbeitern für ihre Ausdrucke genutzt werden. Der WorkForce Pro ist ein sehr leistungsstarker und kompakter Drucker, der zudem scant, faxt und doppelseitig druckt und kopiert. Das schnelle Tintenstrahl-Multifunktionsgerät bietet im Vergleich zu vergleichbaren Laserdruckern bis zu 50 Prozent geringere Seitenkosten und bis zu 80 Prozent geringere Stromkosten. Verglichen mit den zuvor bei Mazuma eingesetzten Laserdruckern wird das Unternehmen dank der Epson WorkForce Pro ihre Druckkosten um rund 25 Prozent senken.

Cohen sagt zu den neuen Druckern: „Wir versuchen, die Betriebsausgaben unseres kleinen Unternehmens so niedrig wie möglich zu halten. Dabei können und wollen wir bei Qualität und Effizienz der Drucklösung aber keine Kompromisse eingehen. Tintenstrahldrucker hatte ich bislang immer als etwas für den privaten Bereich gehalten. Diese Einschätzung hat der Epson WorkForce Pro widerlegt. Die Einsparungen pro Seite und beim Stromverbrauch haben mich überzeugt. Auch die hohe Reichweite der Tintenpatronen, mit denen sich deutlich mehr Seiten drucken lassen, bescheren unserem Unternehmen einen deutlichen finanziellen Vorteil.“

 

Effektive Erstellung von Marketing-Materialien

Bei Mazuma spielen sowohl interne Papiere als auch hochwertig gedruckte Materialien für das Marketing und die Kundenkommunikation eine entscheidende Rolle. Die Druckauflösung des WorkForce Pro von 4800 × 1200 dpi entspricht den Anforderungen an Qualitätsdrucke, die für Kunden bestimmt sind.

Cohen erläutert: „Eine der größten Herausforderungen, vor denen wir als Unternehmen stehen, ist zu erklären, wie unser Unternehmen funktioniert. Die Leute glauben uns oft einfach nicht, was wir für Preise ab 20 £ so alles anbieten. Bei unseren Erklärungen spielen hochwertige Kommunikationsmaterialen und Prospekte eine entscheidende Rolle. Der WorkForce Pro hat sich als das perfekte Werkzeug herausgestellt. Dank ihm können wir unsere hochwertigen Marketing-Materialien mit leuchtenden Farben selbst produzieren und brauchen diesen Bereich nicht kostenträchtig auszugliedern.“

Cohen betrachtet den Farbdruck auch als hilfreich, wenn sie und Hughes Entscheidungen über neue Website-Designvorlagen fällen müssen. Das Unternehmen gestaltet derzeit seine Website neu, und farbige Ausdrucke der neuen Designs erleichtern die Auswahl.

Sie fügt hinzu: „Etwa 80 % unseres Geschäfts entstehen dadurch, dass uns Menschen online finden. Es ist also wichtig, dass unsere Website gut aussieht. Für mich ist es sehr hilfreich, mir anhand der physischen Ausdrucke ein Bild von der neuen Website zu machen und diese mit Sophie zu besprechen. Die Farbgenauigkeit des WorkForce Pro ist dabei von entscheidender Bedeutung.“

 

Herausforderungen

Angefangen bei ihrem Geschäftsmodell bis hin zu ihrem speziellen, geschützten Briefpapier sind Cohen und Hughes Vorreiter in der Buchführungsbranche. Das ist eine Rolle, die sie gerne einnehmen. Dieser Pioniergeist lässt sich auch an der Auswahl der Technologie im Unternehmen erkennen, die nach Meinung der beiden Gründerinnen zu einem direkten Wettbewerbsvorteil führt. Die Auswahl der Drucker kann dafür symbolisch betrachtet werden.

„Während viele andere in der Branche noch immer Laserdrucker verwenden, haben wir uns für Tintenstrahldrucker entschieden und genießen so neben einer höheren Druckqualität auch eine bessere Wirtschaftlichkeit. Das zeigt, dass es sogar in einer so intensiv regulierten und traditionellen Branche wie der Buchhaltung Spielräume für Veränderungen gibt“, schließt Cohen.