Kassenzahnärztliche Vereinigung Bayerns

Digitalisierung von Dokumenten mit Epson WorkForce Scanner

Kassenzahnärztliche Vereinigung Bayerns

Die Kassenzahnärztliche Vereinigung Bayerns (KZVB) ist mit über 10.000 Mitgliedern die größte Kassenzahnärztliche Vereinigung in Deutschland. Jeder in Bayern niedergelassene Vertragszahnarzt rechnet seine Leistungen über die KZVB ab.

Als Körperschaft des öffentlichen Rechts vertritt sie auch die Interessen von angestellte Zahnärzten, Kieferorthopäden, Kiefer- und Oralchirurgen gegenüber Krankenkassen und Politik. Pro Jahr werden von den rund 300 Mitarbeitern etwa 16 Millionen Fälle abgerechnet und ein ​Honorarvolumen von rund 2,3 Mrd. Euro auf die Praxen verteilt. Doch die KZVB hat noch eine Fülle anderer Aufgaben. Sie berät ihre Mitglieder in allen Fragen rund um die Niederlassung, kümmert sich um die Qualität der Behandlungen und stellt eine flächendeckende zahnmedizinische Versorgung in Bayern sicher. Für gesetzlich versicherte Patienten bietet sie außerdem eine telefonische Patientenberatung sowie eine kostenlose Zweitmeinung an.

Aufgrund dieses umfangreichen Aufgabenspektrums verarbeitet die KZVB eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente und hat dazu verschiedene Abläufe definiert. „Es ist ein mittelfristiges Ziel, so viele Prozesse wie möglich zu digitalisieren, ohne aber dabei unseren Serviceauftrag gegenüber Mitgliedern und Patienten aus den Augen zu verlieren“, erläutert Andreas Kaftan, Leiter DMS-Service bei der KZVB. „Wir haben auch schon viele unserer Vorgänge digitalisiert, aber in einigen Bereichen wie beispielsweise dem Mitgliederwesen, den Qualitätsgremien oder auch der Patientenberatung fallen nach wie vor Papierdokumente an, die erst bei Schließung des jeweiligen Vorganges archiviert werden.“ Für die Digitalisierung der Dokumente setzt die KZVB aktuell rund 70 Scanner ein, die aber im Zuge einer Verschlankung bestehender Prozesse gegen neue, leistungsfähige Epson Scansysteme ausgetauscht werden. Dabei sollen insbesondere auch heute noch übliche Installationen mit mehr als einem Scanner pro Büro abgebaut werden, sodass in der Endausbauphase noch etwa 40 und 50 Scanner in der KZVB ihren Dienst tun. 

Viele Scans in der KZVB betreffen fachspezifische Papiere und Vorlagen, die fast immer im Format DIN A4 und in üblichen Papiergewichten zwischen 70 und 90 g/m² vorliegen. Andererseits fallen aber auch andere Aktenformen an wie beispielsweise Spesenabrechnungen, Quittungen, Fotos oder auch Röntgenaufnahmen, die sich weder an eine Formatvorlage noch an eine Papierdicke halten und trotzdem zuverlässig erfasst werden müssen. Als neue Scanausstattung verlässt sich die KZVB dabei je nach Aufgabengebiet entweder auf Einzugsscanner des Typs WorkForce DS-530N oder Flachbettscanner der WorkForce DS-6500N Reihe. Besonders bei umfangreichen ‚Bulkscans‘, bei denen ein großer Stapel Dokumente in einem Rutsch digitalisiert werden muss, sind die DS-530N Einzugsscanner in ihrem Element, weil sie aufgrund ihres ausgefeilten Einzugssystems mit Ultraschallsensor alle Papiere gleich welchen Formats oder Stärke sicher einziehen und schnell digitalisieren. Auch Doppeleinzüge werden auf diese Weise verhindert. Bei besonders dicken, harten oder knickempfindlichen Vorlagen kommen die WorkForce DS-6500N Flachbettscanner zum Einsatz, weil diese dank einer planen Auflagefläche auch empfindliche, harte Vorlagen schnell und schonend erfassen.

Auch die Mitarbeiter sprachen sich für Epson aus

Für die Entscheidung, welche Lösung angeschafft werden soll, fragte die KZVB auch Ihre Mitarbeiter, die schlussendlich mit den Geräten arbeiten müssen. Zur finalen Abstimmung standen Lösungen zweier Hersteller zur Wahl. Das Votum fiel auf die Epson WorkForce Scanner, da deren hohe Scanqualität, der zuverlässiger Einzug sowie die einfache Handhabung klar für sie sprachen. Zusätzlich sind die Geräte dank vieler Schnittstellen auch leicht in die bestehende IT-Infrastruktur einzubinden. Martin Otto, Mitarbeiter der Abteilung DMS-Services, erläutert: „Die Epson besitzen alle wichtigen Schnittstellen und sind einfach an unser DMS-System anzuschließen. Auch die Einrichtung passender Scanprofile für jeden einzelnen Anwender, die jeder Scanner entsprechend des anstehenden Scans vorab vom Server lädt, war rasch erledigt.“ 

Praktisch alle digitalisierten Dokumente werden in internen Prozessen weiterverarbeitet, sodass verlässlich eine hohe Scanqualität benötigt wird. Dabei sind die Anforderungen aufgrund der vielfältigen Dokumententypen hoch. So scannt die KZVB durchweg zweiseitig, in Farbe und mit einer Auflösung von mindestens 300 ppi. Bei Vorlagen, die beispielsweise Röntgenbilder, Fotomaterial oder andere detailreiche Teile enthalten, wird die Auflösung auf bis zu 1.200 ppi erhöht. Auf diese Weise werden auch QR- und andere Areacodes, wie sie auf manchen Dokumenten zu finden sind, sicher erfasst.

„Die Qualität der Scans ist für uns sehr wichtig, weil viele Dokumente sehr lange aufbewahrt werden müssen. Daher sind bei uns die Anwender selbst für die Scans verantwortlich“, erklärt Kaftan. „Sie prüfen den Scan sofort an ihrem Bildschirm auf Lesbarkeit, Knitterfreiheit, Streifen und sonstige Fehler und wiederholen ihn einfach im Falle des Falles. Auf diese Weise stellen wir sicher, nur einwandfrei nutzbare Daten in unserem System zu haben.“

Die KZVB beschränkt sich bei den Scans selbst im Wesentlichen auf drei Modi, die je nach Dokument und Arbeitsablauf vom Mitarbeiter gewählt werden: Scan-to-Folder, beispielsweise für die Ablage von Gesprächsnotizen nach Patientenberatungen, Scan-to-Interface, um erfasste Daten sofort an das bestehende DM-System weiterzuleiten und schließlich Scan-to-E-Mail, um Notizen und Absprachen über bestimmte Vorgänge an andere Stellen zu übermitteln. Als Scanclient setzt das Unternehmen auf eine speziell an ihre Bedürfnisse angepasste Lösung. Die Epson Software „Document Capture Pro“ ist serverseitig im Einsatz.

„Zu der hohen Qualität und Zuverlässigkeit der Scanner kommt bei Epson noch ein weiterer, nicht minder wichtiger Pluspunkt“, schließt Kaftan. „Der Support, den wir jetzt und während der Evaluierungsphase erhielten war äußerst hilfreich. Für uns steht fest: Mit Epson kann man arbeiten.“