Segelclub Seddinsee e.V.

Segel Club Seddin e.V. setzt auf WorkForce Pro

Segelclub Seddinsee e.V.

Vor über 100 Jahren gegründet, setzt sich der Segel Club Seddin e.V. für Förderung des Segelsports am wunderschön gelegenen am Seddinsee nahe Berlin ein. Für den Druck und die Organisation der Vereinsunterlagen setzt der Traditionsverein auf den WorkForce Pro 6590 von Epson.

Nach einer wechselvollen Geschichte feierte der Segel Club Seddin e.V. 2013 sein 100-jähriges Jubiläum. Der Verein ist im Bereich Wassersport sehr aktiv. So richtet er eine ganz Reihe Regatten aus. Er kümmert sich um den sportlichen Nachwuchs und mehrere Vereinsmitglieder haben es schon zu Meisterehren und Platzierungen bei nationalen, Europa- und Weltmeisterschaften sowie Olympiaden geschafft. Zu den Aufgaben des Vereins gehört natürlich auch die Erhaltung der teils historischen Gebäude auf dem eigenen Grundstück direkt am Seddinsee bei Berlin.

Viel Spaß – aber auch Arbeit

All diese Aktivitäten bringen den etwa 100 Mitgliedern viel Spaß, für den Vorstand des eingetragenen Vereins allerdings auch einiges an Arbeit ein. Insbesondere beim Finanzvorstand Uwe Wojciechowski fällt jede Menge Papierkram an – Rechnungen, Schreiben an die Mitglieder, Unterlagen für die jährlichen Mitgliederversammlungen, für das Finanzamt und weitere Schriftstücke der unterschiedlichsten Arten. All dies läuft im Vo zusammen und will schnell bearbeitet sowie anschließend archiviert werden.
Bei seiner Arbeit wird Wojciechowski seit 2017 von einem Multifunktionsgerät Epson WorkForce Pro 6590 unterstützt. „Unser WorkForce Pro System ist wirklich eine praktische Sache. So scanne ich zum Beispiel eingegangene Unterlagen einfach und lege sie dann im Archiv auf unserem Server ab“, führt der Finanzvorstand aus. Seit er 2016 in dieses Amt gewählt wurde, hat Wojciechowski die Organisation der Vereinspapiere mit Hilfe eines Vereinsverwaltungsprogramms neu organisiert. Der neue WorkForce Pro geht auch bei höheren Anforderungen nicht in die Knie – etwa wenn vor den Mitgliederversammlungen jede Menge Seiten gedruckt werden müssen, die der Drucker auch gleich nach einzelnen Exemplaren sortiert ausgibt.

Einfache Bedienung, sparsam und umweltfreundlich

Die Installation des Multifunktionssystems übernahm Wojciechowski selbst: „Das Installationsmenü hat mich einfach und übersichtlich durch die einzelnen Schritte geführt. Überhaupt ist die Bedienung des Epson denkbar einfach. Es sind bisher auch noch keine Probleme aufgetreten.“ Eigentlich musste bisher nur Papier nachgefüllt werden – und auch dies selten, denn das Gerät fasst bis zu 1.500 Seiten . 
Von Laserdruckern hält Wojciechowski nicht viel – Tintenstrahldrucker müssen nicht aufheizen und helfen so, Energiekosten zu sparen. Auch die Druckkosten pro Seite seien im Vergleich bis zu 50 Prozent geringer – ein wichtiger Gesichtspunkt, denn der Segel Club Seddin e.V. druckt zirka 500 Seiten im Monat und nur die Schwarzpatrone musste vor kurzem erstmals gewechselt werden.
Einen echten Fan gewonnen hat der WorkForce Pro allerdings mit seiner doppelseitigen Scanfunktion, die in einem Schritt abläuft. „Mit Hilfe des ADFs (ar Seiteneinzug) kann man einen ganzen Stapel von Papieren sehr schnell doppelseitig scannen“, erläutert Wojciechowski.
Nach dem Scannen lassen sich die verschiedenen Dokumente mit Hilfe der Document Capture Pro-Software von Epson, die kostenlos mit dem WorkForce Pro erhältlich ist, in den entsprechenden definierten Ordnern auf dem Server ablegen. Ein nachträgliches Sortieren der gescannten Unterlagen ist so nicht mehr nötig, die einzelnen Dokumente sind bereits sortiert – das verschafft dem Vorstand die nötige Übersicht, um benötigte Unterlagen bei Bedarf sofort zu finden.“ 
Der WorkForce Pro ist beim Segel Club Seddin e.V. in das vereinsinterne Netzwerk eingebunden. So greifen alle berechtigten Mitglieder auf die verschiedenen Funktionen zu – auch per W-LAN. „So können zum Beispiel der Verwalter der vereinseigenen Gaststätte oder die Hüterin der Hauptkasse des Vereins ihre Ein- und Ausgaben auf Basis der auf dem Server abgelegten Unterlagen verwalten und auch gleich ihre Kassenbücher drucken“, führt Wojciechowski aus „dass das Gerät auch doppelseitig drucken kann, spart dabei eine Menge Papier.“

​Insgesamt ist Wojciechowski mit dem Multifunktionssystem rundum zufrieden. „Das Gerät ist sehr schnell und auch die Druck- und Scanqualität sind tadellos. Der WorkForce Pro ist sozusagen das Herzstück unserer Vereinsverwaltung“ schwärmt er. „Die Vereinsunterlagen sind immer auf dem neuesten Stand und übersichtlich geordnet. Jedes eingegangene Schriftstück liegt genau dort, wo es hingehört und langes Suchen gehört der Vergangenheit an.“