Papierloses Büro?

Beinahe 40 Jahre nach der ersten Ankündigung des papierlosen Büros probiert Andrew Semple, wie nahe er diesem Ideal kommen kann.

Papierloses Büro?

Kommt endlich das papierlose Büro…?

Gibt es eine bessere Art, ein Blog anzufangen, als den Anlass zu nutzen, um endlich einmal aufzuräumen? Beinahe 40 Jahre nach der ersten Ankündigung des papierlosen Büros möchte ich mal probieren, wie nahe ich diesem Ideal kommen kann.

Ich muss lächeln, wenn ich daran denke, dass die Idee des papierlosen Büros – als Zukunftsvision – 1975 durch einen Artikel in Business Week Popularität erlangte. Fast 40 Jahre später sprechen wir immer noch darüber. Allerdings pirschen wir uns mit Technologien wie Tablet-PCs, interaktiven Projektoren und Smartphones langsam an dieses Ziel heran, gar nicht zu reden von Produkten zur Dokumentenerfassung und Managementsoftware. Mit Sicherheit setzen wir Druck heute anders ein.

Aus der Perspektive von 1975 schon fast papierlos

Bei Epson Europe gibt es, wie wohl bei den meisten Unternehmen, eine Richtlinie, wichtige geschäftliche Dokumente auf zentralen Servern zu speichern (die Zeiten endloser Reihen von Aktenschränken sind heute endgültig vorbei) und eigentlich sind unsere Büros heute wirklich papierlos – jedenfalls aus der Perspektive von 1975. Trotzdem bleibt Papier auch heute wichtig, wenn auch für einen eher kurzfristigen Gebrauch. Und auch hier haben wir Richtlinien etabliert, die ein Papierrecycling anregen, einschließlich zentraler Punkte zur Papiersammlung und -entsorgung in jedem Büro, anstelle einzelner Papierkörbe.

Ich kenne die wirklich papierlosen Persönlichkeiten in meinem Team. Ich weiß auch, dass ich keine davon bin. Während der Schreibtisch des einen beispielsweise aussieht, als wäre er gerade einem tollen neuen Werbespot entsprungen, türmen sich auf meinem mehrere Stapel von Dokumenten. So passt er dann auch hervorragend zu meinem Bücherregal und meinen Schränken.

Mein nicht so ordentliches Büro

Jasons sehr ordentlicher Schreibtisch

Diese Diskrepanz im Verhalten scheint sich sowohl auf Unternehmen als auch auf einzelne Personen auszuwirken. Ich bin auf einen Bericht der Global Community of Information Professionals aus dem Jahr 2013 gestoßen. Dieser besagt, dass die im Zuge von betrieblichen Abläufen verbrauchte Papiermenge zwar in 41 % der Unternehmen sinkt, aber in 19 % der Unternehmen sogar steigt.

Mein Weg zu einem ordentlichen Schreibtisch

Nun bin ich mir nicht sicher, ob ich tatsächlich mehr Papier verbrauche als andere oder ob ich einfach alles auf meinem Schreibtisch ansammle. Nichtsdestotrotz ist mir klar, dass etwas getan werden muss, und ich dachte, meine Herausforderung kann auch für einige von Ihnen erkenntnisreich sein. So bin ich dem Ganzen Herr geworden:

Ich starte, indem ich wichtige Dokumente einscanne

Epsons Document Capture Software hilft, die gescannten Dokumente richtig abzulegen

Sehr glücklich an meinem aufgeräumten Schreibtisch