Druckerflotte ahoi!

Mangelhafte IT-Infrastruktur und schlechtes Management der Druckerflotte können zu Produktivitätsverlusten und Wettbewerbsnachteilen führen. Eine dezentrale Druckerflotte und MPS-Lösungen leisten Abhilfe.

Druckerflotte ahoi!

So hilft eine dezentrale Output-Strategie, die Produktivität anzukurbeln

Wenn niemand weiß, wer was wo druckt, kann das zum Problemfall werden. Im schlimmsten Fall sorgen eine mangelhafte IT-Infrastruktur und ein schlechtes  Management der Druckerflotte zu Produktivitätsverlusten und sogar Wettbewerbsnachteilen: Eine Hürde, die so manches Unternehmen zu bewältigen hat. Genau zu diesem Thema hat Epson Europe Anfang 2014 eine Erhebung unter 1.250 mittelgroßen und großen Firmen in Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Italien und Spanien durchgeführt – mit teils erstaunlichen Ergebnissen. So erklärten die Umfrageteilnehmer, dass IT-System- und Hardware-ausfälle pro Mitarbeiter eine Arbeitswoche Produktivitätseinbußen im Jahr mit sich brächten. Das entspricht einem jährlichen Gesamtverlust von 24 Milliarden Euro für die genannten Länder. Sieben Milliarden Euro sind Druckerproblemen zuzuschreiben.

Was können Unternehmen also tun, um diese Hindernisse zu umschiffen? Es geht vor allem um eine durchdachtere Verwaltung ihrer IT-Systeme sowie eine nachhaltige Umstrukturierung ihrer Druckerflotte. Vor allem Unternehmen mit einem zentralen Druckmodell sollten ihren Ansatz überdenken. Er entspricht nicht länger modernen Anforderungen. Ein weiteres Manko: Zentrale Strategien führen zu großen Produktivitätseinschränkungen.

Ärgerliche Wartungs- und Wartezeiten

Es geht hierbei nicht nur um ein paar Geräte. Geeignete Drucker zu finden und die Flottenstruktur festzulegen, entscheiden mit über die Leistung und Produktivität eines Unternehmens. Sie müssen individuelle Anforderungen exakt erfüllen. Unsere Untersuchung hat gezeigt, dass bei Mitarbeitern, die noch mit zentralen Druckmodellen arbeiten, die Nerven oft blank liegen.  Zwei der am häufigsten genannten Ärgernisse hingen mit der Druckerwartung (57 Prozent) und mit den Ausfallzeiten zusammen, die durch Druckerwarteschlangen verursacht werden. Mitarbeiter nervt es aber auch, wenn sie ihren Arbeitsplatz verlassen müssen, um einen Ausdruck vom Gerät abzuholen (48 Prozent).  Derartiger Unmut mindert Mitarbeitermotivation und Unternehmenseffizienz.

Was tun? In vielen Unternehmen wird bereits in kleineren Arbeitsgruppen gearbeitet, die ein flexibleres und zugänglicheres Druckmodell erfordern.  Das bedeutet zugleich, dass eine dezentrale Druckerflotte vonnöten ist. Die Drucker müssen sich also in unmittelbarer Nähe der Arbeitsgruppen befinden. Außerdem müssen sie sich lokal steuern lassen. Vorteile sind mehr Leistung, Motivation und Produktivität.

Schauen wir ein paar Jahre zurück, waren dezentrale Druckerflotten aber nicht immer die beste Lösung: Druckkosten ließen sich oftmals nur schwierig abschätzen, Gerätemanagement und Wartung gestalteten sich häufig schwierig.  Zum Glück gibt es heute Lösungen und Services, die diese Herausforderungen gezielt angehen, ein Beispiel sind die neuen Technologien von Epson.

Mit MPS in Richtung Produktivität und Bequemlichkeit

Wie wäre es beispielsweise mit neuen Tintenstrahlmodellen wie unseren RIPS-Systemen (Replaceable Ink Pack Systems)? Sie ermöglichen den Druck von bis zu 75.000 Seiten, und das, ohne Verbrauchsmaterialien auszutauschen. Eine gute Originallösung für die Strukturen von Druckerflottenmodellen.  Die entsprechenden Drucker können durchschnittlich drei Jahre lang ohne Unterbrechung drucken. Das macht sie zu einer verwaltungsfreundlichen und arbeitssparenden Lösung für dezentrale Druckmodelle und zu einem attraktiven Angebot für Managed Print Services (MPS)-Anbieter.  Die über MPS-Verträge verwalteten Geräte bieten die kalkulierbaren Kosten eines zentralen Druckmodells. Gleichzeitig haben sie aber auch die Vorteile einer dezentralen Lösung bezüglich Produktivität und Bequemlichkeit.

Tinte oder Laser? Das ist hier die Frage.

Tintenstrahldrucker entwickeln sich in Unternehmen zu einer echten Alternative gegenüber Laserdruckern. Sie punkten bei Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und Energieeffizienz.  Laut den Marktforschern der IDC beträgt die durchschnittliche Zuwachsrate von Tintenstrahldruckern in Unternehmensdrucksystemen aktuell zwölf Prozent pro Jahr – selbst in Jahren, in denen Laserdrucker negative Zuwachsraten aufwiesen.  Die IDC sagt voraus, dass Tintenstrahlgeräte im Jahr 2017 im Unternehmensbereich für Drucker und Multifunktionsgeräte ein Viertel des Marktes ausmachen werden.

60 Prozent wollen demnächst auf MPS setzen

Immer mehr Unternehmen fragen sich in diesem Zusammenhang: Müssen wir Geräte, Systeme, Druckerhardware und Co. eigentlich unbedingt selbst anschaffen? Oder ist es besser, verwaltete Lösungen zu mieten? Unserer Untersuchung nach befinden sich derzeit 72 Prozent der Geräte in Unternehmensbesitz. 70 Prozent der Befragten verwalten und warten sie intern. Auf Nachfrage gaben allerdings 60 Prozent an, dass sie auf MPS umsteigen wollen. Rund die Hälfte erwartet diesen Umstieg in den kommenden zwei Jahren.

Immer mehr europäische Unternehmen wollen also Managed Print Services einführen. Ein kleiner Tipp lautet daher: Wer den Umstieg plant, sollte ihn möglichst ganzheitlich betrachten und angehen. Denn die Drucktechnologie und das Flottenverteilungsmodell müssen zum Unternehmen passen.