Checkliste für die IT-Abteilung: So wird 2016 effizienter

Angesichts des zunehmenden globalen Wettbewerbs ist es für Unternehmen ein entscheidender Erfolgsfaktor, wenn sie innovative Technologien frühzeitig erkennen und daraus einen Wettbewerbsvorteil erzielen. Epson gibt fünf Tipps, wie IT-Abteilungen dabei Ihre Wirkkraft verbessern können.

Checkliste für die IT-Abteilung: So wird 2016 effizienter

Im Angesicht des zunehmenden globalen Wettbewerbs ist es für europäische Unternehmen ein entscheidender Erfolgsfaktor, wenn sie Wachstumstreiber frühzeitig erkennen und daraus einen Wettbewerbsvorteil erzielen. Dies gelingt durch eine Steigerung der Effizienz und Flexibilität bei der Einführung innovativer Technologien am Arbeitsplatz, die automatisch auch die Produktivität erhöhen. Unterstützt wird dies durch eine Umfrage von Epson unter 6.000 europäischen Büroangestellten aus Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Italien und Spanien: 85 Prozent der Befragten stimmen zu, dass die schnelle Einführung neuer Technologien einen essentiellen Erfolgsfaktor darstellt. Sie schätzen, dass sich mithilfe der richtigen technologischen Hilfsmittel die Mitarbeiterproduktivität am Arbeitsplatz um 21 Prozent erhöhen ließe. Die Kehrseite: 76 Prozent der Angestellten denken, dass die an ihrem Arbeitsplatz genutzte IT nicht effizient genug ist. Um der Wirkkraft der IT-Abteilung in deutschen Unternehmen auf die Sprünge zu helfen, gibt Epson fünf Tipps, die es diesbezüglich zu beachten gilt.[1]

  1. IT und Unternehmensziele in Einklang bringen

IT-Investitionen sollten verstärkt in strategische Unternehmensentscheidungen eingebunden werden. Nur so lässt sich feststellen, ob die Ressourcen der IT die Anforderungen des Unternehmens erfüllen. Allerdings gestaltet sich dies zum Teil problematisch, da Unternehmenslenker in Technologiefragen nicht immer auf dem neusten Stand sind. Deshalb muss gleichzeitig das Interesse an der IT in allen Abteilungen und vor allem in der Führungsriege geweckt sowie ihre Bedeutung für den Unternehmenserfolg untermauert werden.

  1. Den IT-Bestand strategisch bewerten

Bevor Entscheidungen über einzuführende Technologien getroffen werden, ist es wichtig, dass alle Aspekte der bestehenden IT-Vermögenswerte umfassend erläutert, bewertet und verstanden werden. Dazu müssen IT-Entscheider ermitteln, wie viele Geräte und Lösungen aktuell vorhanden sind, wie lange sich diese bereits im Unternehmen befinden, wie es um Betriebskosten und Lebensdauer bestellt ist und wie die IT zu den Unternehmenszielen passt. Betrachtet werden sollte zudem, wie sich die jeweilige Technologie auf die Effizienz der Arbeitsplätze auswirkt. Eine strategische Übersicht über den IT-Bestand hilft, überflüssige Anschaffungen zu vermeiden, wiederholt auftretende Probleme zu identifizieren und zu entscheiden, welche Technologien ersetzt oder modernisiert werden müssen.

  1. Bedürfnisse der Beschäftigten kennen

88 Prozent der Angestellten erklären laut Epson-Umfrage, dass bessere oder neue Technologie helfen würde, ihre Effizienz zu erhöhen. Daher ist es überraschend, dass über die Hälfte der Angestellten angaben, dass ihre Meinung bei Entscheidungen bezüglich neuer Technologien nicht miteinbezogen würde. IT-Führungskräfte sollten bei solchen Entscheidungen auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen oder diese zumindest kennen, da sie es letztendlich sind, die diese Technologien einsetzen. Auf diese Weise lässt sich auch sicherstellen, dass nur Technologien eingeführt werden, die wirklich zu den Arbeitsanforderungen der Mitarbeiter passen. Ein weiterer Grund für eine kontinuierliche Modernisierung des Arbeitsumfelds ist die in den Unternehmen stetig zunehmende Zahl an Digital Natives. Diese technikaffine Generation an Mitarbeitern wird die Belegschaften in naher Zukunft dominieren. Um als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben, ist es für Unternehmen entscheidend, dieser Gruppe anforderungsgerechte Arbeitsplatztechnologien zur Verfügung zu stellen. Misslingt dies den Betrieben, werden sie mittelfristig nicht mehr aus einem umfangreichen Mitarbeiterpool rekrutieren, engagieren und binden können.

  1. Nutzen neuer Technologie erkennen und erläutern

Die Entscheidungsträger müssen über das Wissen verfügen, welche Möglichkeiten neue Technologien für ihr Unternehmen bieten und diese auch entsprechend kommunizieren. In diesem Zusammenhang sollten die Verantwortlichen sowohl von der Führungsebene als auch von der Belegschaft als Knotenpunkt für Informationen über technologische Innovationen wahrgenommen werden. Um das zu erreichen, ist es wichtig, bei den neuesten Technologietrends auf dem aktuellen Stand zu bleiben und sich kontinuierlich weiterzubilden – beispielsweise durch Lesen von Branchen- und Fachmagazinen sowie Webseiten, im Austausch mit anderen Kollegen und durch die Teilnahme an IT-Konferenzen. Ist das Potenzial einer neuen Technologie bekannt, sollte die IT außerdem in der Lage sein, schnell zu handeln, um den Wissensvorsprung in einen Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen umsetzen zu können.

  1. In nachhaltige und langfristige Arbeitsplatztechnologien investieren

Wächst ein Unternehmen, wird die IT-Infrastruktur komplexer und es entsteht zunehmender Druck durch die steigenden Anforderungen der Belegschaft. Die Ausgaben für die IT müssen daher strategisch gesteuert werden, damit das Unternehmen nicht durch Investitionen in kurzfristige Lösungen ohne langfristiges Innovationspotential beeinträchtigt wird. IT-Führungskräfte dürfen zudem nicht vergessen, dass auch auf den ersten Blick unscheinbare Technologien nachhaltige Vorteile bieten können. So lassen sich etwa durch die Einführung von modernen, ressourcenschonenden Tintendruckern die Kosten für Verbrauchsmaterial deutlich reduzieren und in Verbindung mit einer dezentralen Output-Strategie die Produktivität am Arbeitsplatz optimieren.

Fazit:

Es steht außer Frage, dass die Einführung neuer Technologien die Art und Weise, wie Unternehmen agieren und Angestellte arbeiten, beeinflusst. Dabei spielen IT-Führungskräfte eine entscheidende Rolle: Sie müssen strategische Entscheidungen treffen, die auf einer sorgfältigen Überprüfung der Bedürfnisse der Belegschaft, der Unternehmensziele und des vorhandenen IT-Bestands basieren.

Weiterführende Informationen:

Epson Business-Inkjet-Drucker

Epson Lösungen für Unternehmen

[1] FTI Consulting im Auftrag von Epson Europe, 2014.