Bildschirmmüde: Büromitarbeiter halten Papier die Treue

Eine papierloses Büro überhaupt denkbar? Eine FTI-Studie im Auftrag von Epson hat herausgefunden, dass unter 3.600 Büromitarbeitern 88 % aller Mitarbeiter mindestens einmal pro Tag einen Drucker nutzen.

Bildschirmmüde: Büromitarbeiter halten Papier die Treue

Bildschirmmüde: Büromitarbeiter halten Papier die Treue

Egal ob Computermonitor, Werbescreen in der U-Bahn, Smartphone, Laptop oder e-Book: Eine Welt ohne Bildschirme ist kaum vorstellbar. Zudem wird die Technologie der Screens immer besser. Das beeinflusst auch die Entwicklung einer neuen Generation, der sogenannten „Screenagers“: Jugendliche, die in einer Welt voller Bildschirme aufwachsen, Tag für Tag beeinflusst von Medien, Handy und Co. Doch auch wenn der Digitale Wandel in aller Munde ist, Papier ist auch 2016 aus keinem Haushalt oder Büro wegzudenken. So hat eine aktuelle FTI Consulting-Erhebung im Auftrag von Epson unter 3.600 Büromitarbeitern in verschiedenen europäischen Ländern herausgefunden, dass 88 Prozent aller befragten Mitarbeiter mindestens einmal pro Tag einen Drucker nutzen. Sie drucken dabei durchschnittlich 21 Dokumente, das sind rund 83 Seiten pro Tag.

Doch bedeutet diese Papierabhängigkeit am Arbeitsplatz, dass wir uns lediglich nach einer Pause vom ständigen Starren auf einen Bildschirm sehnen? Oder gibt es eine wissenschaftlichere Erklärung für die Langlebigkeit des Mediums Paper? Verarbeiten wir als Leser gedruckte Informationen eigentlich anders als Infos, die wir am Bildschirm lesen?

Wenn es darum geht, einen schnellen Überblick zu bekommen oder die Essenz einer Information zu erfahren, ist das Lesen am Bildschirm sicherlich eine gute Alternative zur gedruckten Seite. Dennoch wenden sich tagtäglich Menschen weltweit – egal ob in Schulen oder Büros – gerade dann dem Papier zu, wenn sie einen Text genauer erfassen, konzentrierter und durchdachter lesen möchten.

Berichte und Broschüren sind beliebteste Druckdokumente

Am Arbeitsplatz gehören Berichte und Broschüren übrigens zu den Dokumenten, die Mitarbeiter am häufigsten ausdrucken. Sie machen, so die FTI-Untersuchung, 16 Prozent aller Ausdrucke aus, die an einem typischen Arbeitstag im Druckerfach landen. Diese Zahl ist wahrscheinlich der Tatsache geschuldet, dass derartige Dokumente zumeist sehr textlastig sind und häufig genutzt werden, um den Entscheidungsfindungsprozess zu unterstützen. Da es sich bei Berichten und Broschüren außerdem oft um externe Dokumente handelt, werden sie vermutlich auch aufmerksamer wahrgenommen, behandelt und bearbeitet.

Die E-Mail-Flut bewältigen

E-Mail-Anhänge (15 Prozent) und überraschenderweise auch E-Mails an sich (14 Prozent) werden laut Epson Studie ebenfalls häufig ausgedruckt. Aufgrund der stetig wachsenden E-Mail-Flut fällt es nicht schwer sich vorzustellen, warum E-Mails und Anhänge, die mehr Aufmerksamkeit benötigen, ausgedruckt werden. Die Elektropost ist schließlich die vorherrschende Kommunikationsform am modernen Arbeitsplatz.

Mehr Fehler am Bildschirm?

In der FTI-Studie gaben die Befragten des Weiteren an, dass sie Dokumente normalerweise ausdrucken würden, um sie mit anderen zu teilen oder an andere weiterzureichen (53 Prozent), zu lesen (44 Prozent) sowie zu bearbeiten oder mit eigenen Kommentaren zu versehen (41 Prozent). Diese Aussage wird noch dadurch bekräftigt, dass 61 Prozent der Interviewten glauben, dass die Wahrscheinlichkeit einen Fehler auf einem elektronischen Dokument zu machen größer sei als auf einer ausgedruckten Seite.

Besseres Textverständnis dank Papier

Wissenschaftliche Studien, auch wenn sie teilweise noch in ihren Anfängen stecken, untermauern die dauerhafte Attraktivität des Papiers. Demnach führt das Lesen eines ausgedruckten Dokuments zu einem besseren Verständnis, optimiertem Lernen, verbesserter Informationsaufnahme und leichterer Anwendbarkeit. Dies ist teilweise unserem unterbewussten Gefühl vonseiten des Gehirns geschuldet, das ein besseres Textverständnis von bekannten Quellen unterstützt – in diesem Fall Papier. Dies lässt sich teilweise dadurch erklären, dass Leser einen Text auf Papier auch non-linear aufnehmen. Am Bildschirm ist lediglich eine lineare Aufnahme möglich. Außerdem lassen sich Seiten schneller überfliegen. On-Screen-Technologie ist aktuell noch nicht in der Lage, eine ähnlich taktile Leseerfahrung zu ermöglichen – trotz neuer Flip-Bücher auf e-Readern oder Flip-Page-Zeitschriften-PDFs im Internet.

Monitorarbeit erfordert Disziplin

Das Lesen auf interaktiven Geräten erfordert auch mehr Disziplin, da der Leser schneller abgelenkt ist. So kommt beispielsweise just im Prozess des Korrekturlesens eine neue E-Mail rein, oder wir fühlen uns eher versucht, vom jeweiligen Dokument abzuschweifen, um einmal kurz im Internet zu surfen. Schließlich ist das World Wide Web nur eine kurze Sekunde und einen Mausklick entfernt. Wer vor einem Blatt Papier sitzt, erfährt deutlich weniger Ablenkung und Multitasking-Möglichkeiten. Lediglich ein Prozent würde sich anderen Aufgaben zuwenden wenn gerade ein Papierdokument gelesen werden soll. Ein Grund mag sein, dass Papierdokumente oft als verbindlicher und seriöser als ihre digitalen Gegenstücke wahrgenommen werden. Sie benötigen die volle Aufmerksamkeit ihres Lesers. Landet ein gebundener 200-Wort-Bericht auf dem Schreibtisch, verlangen allein die Größe und das Gewicht dieses Dokuments nach mehr Respekt als eine Soft Copy desselben Dokuments.

Papier als Effizienzmotor nicht wegzudenken

Um wirklich produktiv und effizient sein zu können, muss jeder Einzelne entscheiden, wann und wie er am Bildschirm und wann er mit Papier arbeiten möchte. Um mit den Worten des Futuristen Jack Uldrich abzuschließen: „Jede Technologie hat einzigartige und konkrete Vorteile – Papier bildet da keine Ausnahme. Es lässt sich darüber diskutieren, aber Papier ist bestimmt das beste Mittel und Werkzeug, das je erfunden wurde, um Informationen zu übermitteln, zu teilen und zu streuen.“ Daher kann wohl zweifelsfrei festgestellt werden, dass papierbasierte Dokumente auch künftig eine zentrale Rolle spielen werden wenn es darum geht, die Produktivität von Mitarbeitern positiv zu beeinflussen.